企业采购审批的演进之路——从数字化采购角度出发的一些思考

 

 

        采购过程的管控，是企业内部运营和成本管控的重心。采购的审批，既要满足企业内部管控的需求，又要应对外部业务形态的快速变化。特别是近年来，数字化转型促成了产业结构的巨大变革，相应的，企业内部的控制流程也不可避免需要进行改革。就采购审批流程的设置和审批方式来看，数字化转型对审批会带来怎样的影响呢？

 

        一、传统的采购模式下的审批

        审批流程：采购需求提起后，由需求部门负责人，以及成本中心负责人审批，之后提交给采购员进行寻源，采购员在寻源过程中与需求部门和供应商不断沟通细化需求，选定供应商之后签订合同，下达采购订单。再进行采购订单审批，此时往往需要抄送需求人员，并且因为实际下单价格与预估价格有差异，需求部门负责人和成本中心负责人需要再次审批，财务需要计算审核是否超过预算，金额大的还需要经过采购部门负责人甚至更高领导的审批。

        审批方式：审批流程靠查阅规章制度，用纸质文件或者邮件审批，如果流程复杂，很容易出错，并且历史记录难以查询，也存在容易造假签名的问题。

 

 

        二、电子采购模式下的审批

        在信息技术有了一定发展之后，企业开始用自动化系统进行采购审批，例如ERP，SRM，OA等。企业在审批方式上有了很大的优化。

        审批流程：在系统预先设置，不需要查询制度文档，可以自动流转，如此一来，企业的审批流灵活度也更高，可以简单进行审批代理，抄送，加批等操作。另外，因为预算由系统自动管控，一般情况不需要财务参与审批。岗位调动之后，审批流也可以快速批量调整。大大提升了采购审批的效率。

        审批方式：审批人可以通过系统附带的功能在电脑或者移动端进行审批，更及时更便捷。历史记录安全可查，造假风险低。

 

 

        三、互联网采购模式下的审批

        在现今的互联网采购时代，企业开始与电商型供应商合作，迈入产业互联数字化。这时，采购的审批流程本身出现了优化的可能。

        审批流程：采购部门前期与电商供应商进达成框架协议。有采购需求时，需求人员可以在线精准定位自己需要的商品，商品附带精确的价格，交期，售后条款等信息，在预算范围内提交需求，需求部门负责人审批后可直接生成采购订单，无需再次就需求和订单的价格差异进行第二轮审批。另外，因为电商的价格透明合规，加上前期进行过供应商审查，采购员也可以省去每单审查的步骤，只需要就一些价格波动大，或者前期无协议的商品进行审核。

        审批方式：企业可以选择在电商平台进行审批，或者将电商平台与企业自有系统对接后，在企业自己的系统审批。两者都支持电脑及移动端审批。相比较而言，审批流程更简洁高效，更能适应高速发展和时刻变化的业务形势。

 

 

        今后采购审批会发展到何种地步？是否可以完全实现自动化监控而省去人工审批的步骤？在AI高度发展的时代，智能审批指日可待。但无论如何变化，采购的审批是为了用控制风险的方式助力公司的运营和业务的发展，以此作为核心，再考虑企业当前所处的阶段，并合理的运用数字化工具，才能得出最适合自己企业的采购审批方案。